Transição em condomínios

06 nov Transição em condomínios

Postado às 00:08h em Sem categoria by

Ao acompanharmos o fechamento das eleições e o início das atividades para transição entre governos, paramos também para pensar como se deve ocorrer o processo de passagem de bastão no âmbito condominial. Embora de proporções muito distintas, as atividades não deixam de ser muito similares. A transição de síndico é algo importante para a continuidade do trabalho e evolução nos serviços prestados aos condôminos. Por este motivo, a EXPERT apresenta algumas orientações para que esse processo ocorra de maneira fluida e com sucesso:

 

  1. O principal marco deste processo é a eleição do novo síndico, que deve ser realizada em uma AGO – Assembleia Geral Ordinária. É esperado que nesta reunião de fechamento de mandato sejam apresentados os principais resultados do mantado como a situação financeira geral, principais ações realizadas e pendências ainda existentes. Neste momento também o Conselho Fiscal aprova (ou não) as contas e ações da antiga gestão. A reunião é um importante momento para se estabelecer também de forma clara e transparente os próximos passos da transição entre os gestores. Como principal entrega deste encontro temos a ata de eleição do síndico que formaliza a mudança de responsabilidade.
  2. O encontro entre as gestões: neste momento é fundamental que o novo síndico extraia as seguintes relevantes informações como:
    1. Contas a pagar;
    2. Contas a receber;
    3. Compromissos pendentes;
    4. Informações bancárias;
    5. Atualização de dados junto à Receita Federal;
    6. Entrega de documentos e arquivos
    7. Acesso a sistemas e setores (quando existentes)
  3. Estabeleça, quando possível, um período para acompanhamento mútuo. Neste período o antigo síndico poderá acompanhar e auxiliar o novo, assim ele poderá ficar mais inteirado em relação à documentação, rotina de trabalho e processos internos e externos do condomínio.
  4. Transição da documentação: é fundamental, quando o condomínio não tem já toda essa documentação estruturada em sua administração, que haja uma entrega formal, de preferência com protocolo. Os principais são:
    1. controle de ponto dos funcionários;
    2. pasta com as prestações de contas com planilhas de orçamentos;
    3. comprovantes de impostos pagos;
    4. notas fiscais de todos os itens comprados ou serviços contratados;
    5. livro da inspeção de trabalho;
    6. escritura de convenção;
    7. regulamento interno;
    8. atas das assembleias;
    9. todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
    10. plantas do local;
    11. certificados operacionais e ocupacionais;
    12. laudos;
    13. apólices de seguros;
    14. cartão de CNPJ.
  5. É esperado que ao final do processo, o novo síndico esteja ciente das:
    1. Situação financeira do condomínio, de forma ampla, incluindo inadimplência;
    2. Situação contratual entre condomínio e todos seus prestadores;
    3. Demandas pendentes e problemas existentes
    4. Apólice do condomínio e seguro de vida dos funcionários: para que, em caso de sinistro, a tomada de decisão seja assertiva
    5. Certificado digital e situação fiscal do condomínio
    6. Situação trabalhista, em conformidade com a legislação vigente;
    7. Direitos e deveres, com pleno conhecimento ao Código Civil, Convenção e Regimento Interno do Condomínio
  6. Por fim, para que haja sucesso nesse processo, é fundamental que o propósito seja compartilhado desde o primeiro momento após a eleição: o bem-estar de todos os condôminos. Isso garante que arestas e divergências fiquem de lado visando o bem comum.